分部分项划分为什么这么重要呢？对工程管理而言，原因在于分部分项划分是参建各方在分项、分部工程开工申请和批准依据；是质量控制、分部、单位工程质量验收的依据；是工程计量支付的依据；是施工全过程管理的依据。对资料员而言，分部分项划分是编制工程资料的总领大纲，是分类组卷的指导性文件，是编制的质检资料和各阶段验收资料的依据。
分部分项划分表现在工程资料上形成的文件为分部分项划分报审表，附件分部分项划分表。在施工单位进场准备开工前，应由项目技术负责人组织相关人员依据中标通知书造价金额对应的投标预算文件、建设单位下发的施工图纸、施工单位编制的施工组织设计和相应的规范规定编制。
分部分项划分表编制应科学、规范、合理，切记勿笼统和太细，笼统可能导致编制工程资料过程和资料组卷时发生混乱，太细则增加了验收频率和工程资料整体数量。分部分项划分表编制完成后，页脚处需相关人员签字确认。一般为编制人（实际编制人）、审核人（项目技术负责人）、审批人（项目经理）、监理工程师（建设单位技术负责人），分部分项报审表需总监理工程师签字。
若施工图纸发生调整或变更，分部分项划分表应及时进行调整和报批。